Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2025 muss spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter zugehen – also genau 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§556 Abs. 3 BGB). Wer die Frist verpasst, verliert seinen Anspruch auf Nachzahlungen. Im Folgenden erklären wir alle Pflichten, Fristen und Berechnungsschritte für die NK-Abrechnung 2026.
Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung aller Betriebskosten, die Sie als Vermieter auf Ihre Mieter umlegen dürfen. Sie zeigt, welche Kosten im Abrechnungsjahr angefallen sind und wie viel jeder Mieter davon tragen muss. Ohne korrekte Abrechnung haben Sie keinen Anspruch auf Nachzahlungen – zu viel gezahlte Vorauszahlungen müssen Sie jedoch in jedem Fall zurückerstatten.
Gesetzliche Grundlagen 2026
§556 BGB: Die 12-Monats-Frist
Nach §556 Abs. 3 BGB müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 ist der Stichtag also der 31.12.2026.
Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Die BetrKV definiert in §2, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind. Es gibt genau 17 Betriebskostenarten – alles andere dürfen Sie nicht auf Mieter umlegen.
Die 17 umlagefähigen Kostenarten
Diese Kosten dürfen Sie laut BetrKV umlegen:
- Grundsteuer – Die Grundsteuer B für bebaute Grundstücke
- Wasserversorgung – Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wasseruhr
- Abwasser – Abwassergebühren, Gebäudeentwässerung
- Heizkosten – Brennstoffe, Betriebsstrom, Wartung (inkl. CO2-Steuer)
- Warmwasser – Erwärmung nach Heizkostenverordnung
- Aufzug – Betriebsstrom, Wartung, Prüfungen (TÜV)
- Straßenreinigung – Gebühren für Straßen-/Gehwegreinigung
- Müllbeseitigung – Müllgebühren, Sperrmüll
- Hausreinigung – Treppenhausreinigung, Reinigungsmittel
- Gartenpflege – Rasenmähen, Heckenschnitt, Winterdienst
- Beleuchtung – Strom für Treppenhäuser, Außenbeleuchtung
- Schornsteinreinigung – Kaminkehrer, Feuerstättenschau
- Gebäudeversicherung – Feuer-, Haftpflicht-, Elementarversicherung
- Hausmeister – Lohn, Sozialversicherung, Arbeitsgeräte
- Antenne/Kabel – Kabelanschluss, Gemeinschaftsantenne
- Waschraum – Strom, Wartung für Gemeinschaftswaschküche
- Sonstige Betriebskosten – Z.B. Rauchmelder-Wartung, Spielplatz
Verteilerschlüssel richtig wählen
Für jede Kostenart müssen Sie einen passenden Verteilerschlüssel wählen. Dieser muss im Mietvertrag vereinbart sein!
| Kostenart | Üblicher Verteilerschlüssel |
|---|---|
| Grundsteuer | Wohnfläche (m²) |
| Wasser | Personenzahl oder Verbrauch (m³) |
| Heizung | 50-70% Verbrauch + 30-50% Wohnfläche |
| Müll | Personenzahl oder Wohnfläche |
| Hausreinigung | Wohnfläche |
CO2-Steuer richtig umlegen (2026)
Seit Januar 2023 gilt das 10-Stufen-Modell für die CO2-Steuer. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto mehr müssen Sie als Vermieter zahlen.
Die 10 Stufen im Überblick
- Stufe 1 (< 12 kg CO2/m²/Jahr): Mieter zahlt 100% – Vermieter 0%
- Stufe 5 (27-32 kg): Mieter zahlt 60% – Vermieter 40%
- Stufe 10 (> 52 kg): Mieter zahlt 5% – Vermieter 95%
So berechnen Sie den CO2-Ausstoß:
CO2-Ausstoß (kg/m²/Jahr) = (Heizölverbrauch × Emissionsfaktor) / Wohnfläche Beispiel Gasheizung: 15.000 kWh × 0,201 kg CO2/kWh = 3.015 kg CO2 3.015 kg / 120 m² = 25,1 kg/m²/Jahr → Stufe 4: Vermieter zahlt 30%
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler 1: Verwaltungskosten umlegen
Kosten für die Hausverwaltung sind nicht umlagefähig! Das gilt auch für Porto, Kontogebühren oder Steuerberatung.
❌ Fehler 2: Frist versäumen
Zustellung am 02.01.2027 für Abrechnungsjahr 2025? Zu spät! Die Abrechnung muss bis 31.12.2026 beim Mieter sein.
❌ Fehler 3: Reparaturen umlegen
Instandsetzungen und Instandhaltungen sind keine Betriebskosten. Nur die laufende Wartung ist umlagefähig.
❌ Fehler 4: Falsche Leerstandsumlage
Bei Leerstand dürfen Sie die Kosten nicht einfach auf die bewohnten Einheiten verteilen. Sie müssen den Leerstand anteilig berücksichtigen.
Checkliste: Nebenkostenabrechnung erstellen
✅ Vorbereitung
- Abrechnungszeitraum festlegen (meist Kalenderjahr)
- Alle Rechnungen und Belege sammeln
- Zählerstände dokumentieren (Wasser, Heizung)
- CO2-Ausstoß berechnen und Aufteilung ermitteln
✅ Erstellung
- Gesamtkosten nach 17 BetrKV-Kategorien aufteilen
- Verteilerschlüssel anwenden (laut Mietvertrag)
- Vorauszahlungen gegenrechnen
- Nachzahlung oder Guthaben ermitteln
✅ Versand
- Abrechnung bis 31.12. des Folgejahres zustellen
- Nachzahlung mit 30 Tagen Zahlungsfrist angeben
- Guthaben innerhalb von 4 Wochen erstatten
Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt: Praxisbeispiel
Um die Theorie greifbar zu machen, zeigen wir ein vollständiges Praxisbeispiel für ein Mehrfamilienhaus mit 3 Wohneinheiten.
Ausgangssituation
Vermieter Klaus M. hat ein Haus mit 3 Wohnungen und folgenden Gesamtflächen:
- Wohnung EG: 75 m² (Mieter: Familie Bauer)
- Wohnung 1. OG: 68 m² (Mieter: Herr Müller)
- Wohnung 2. OG: 62 m² (Mieter: Frau Schmidt)
- Gesamtfläche: 205 m²
Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 bis 31.12.2025
Gesamtkosten 2025
| Kostenart | Betrag | Schlüssel |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 840 € | Wohnfläche |
| Wasserversorgung | 620 € | Personenzahl |
| Abwasser | 380 € | Personenzahl |
| Heizkosten | 2.840 € | 60% Verbrauch / 40% Fläche |
| Müllbeseitigung | 420 € | Personenzahl |
| Gebäudeversicherung | 780 € | Wohnfläche |
| Hausmeister | 960 € | Wohnfläche |
| Gesamt | 6.840 € |
Anteil Wohnung 1. OG (Herr Müller, 68 m²)
- Grundsteuer: 68/205 × 840 € = 278,73 €
- Wasser (3 von 9 Personen): 3/9 × 620 € = 206,67 €
- Heizkosten (nach Heizkostenverordnung separat abgerechnet)
- Gebäudeversicherung: 68/205 × 780 € = 258,73 €
- Hausmeister: 68/205 × 960 € = 318,24 €
Gesamtkosten Herr Müller: ca. 1.820 €
Vorauszahlungen 2025: 12 × 140 € = 1.680 €
Nachzahlung: 140 €
Widerspruch des Mieters – Was tun?
Nach §556 Abs. 3 BGB hat der Mieter nach Erhalt der Abrechnung 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Häufige Streitpunkte sind:
- Falsche Verteilerschlüssel: Stimmt der verwendete Schlüssel mit dem Mietvertrag überein?
- Nicht umlagefähige Kosten: Wurden Verwaltungskosten oder Instandhaltungen einbezogen?
- Belegeinsicht: Der Mieter hat das Recht, alle Originalbelege einzusehen (§259 BGB).
- Abrechnungsfehler: Rechenfehler bei Flächenangaben oder Kostenaufteilung.
Tipp: Bewahren Sie alle Belege mindestens 3 Jahre nach Ende des Abrechnungsjahres auf.
Vorauszahlungen anpassen
Nach der Abrechnung können Sie die monatlichen Vorauszahlungen anpassen – sowohl nach oben als auch nach unten. Die Anpassung muss schriftlich erfolgen und ist ab dem übernächsten Monat wirksam.
Digitale Nebenkostenabrechnung: Rechtliche Anforderungen
Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail zulässig, wenn der Mieter dem ausdrücklich zugestimmt hat. Wichtig dabei:
- Zustimmung des Mieters muss schriftlich vorliegen
- PDF-Format ist ausreichend – kein qualifiziertes elektronisches Zertifikat nötig
- Der Empfang muss nachweisbar sein (Lesebestätigung oder Einschreiben als Alternative)
- Frist gilt als eingehalten wenn die E-Mail am 31.12. ankommt
Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel
Zieht ein Mieter während des Abrechnungsjahres aus, müssen Sie eine Zwischenablesung vornehmen und eine anteilige Abrechnung erstellen. Die Regeln:
- Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser): Werden nach tatsächlichem Verbrauch bis zum Auszugsdatum abgerechnet – Zwischenzählerstand ist Pflicht.
- Flächenabhängige Kosten (Grundsteuer, Versicherung): Werden zeitanteilig aufgeteilt – z.B. 7/12 für 7 Monate.
- Frist: Der ausgezogene Mieter hat trotzdem das Recht auf die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Jahresende.
Aufbewahrungsfristen für Belege
Für die Nebenkostenabrechnung gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Heizkosten-Abrechnungen | 3 Jahre nach Abrechnung |
| Handwerkerrechnungen (steuerrelevant) | 10 Jahre (§147 AO) |
| Versicherungspolicen | Solange aktiv + 3 Jahre |
| Zählerstände (Fotos/Protokolle) | Mindestens 3 Jahre |
| Nebenkostenabrechnung selbst | Mindestens 3 Jahre |
Nebenkostenabrechnung und Steuer: Anlage V
Als Vermieter können Sie viele Betriebskosten steuerlich absetzen – und zwar alle, die Sie selbst tragen (z.B. Leerstandskosten, Vermieteranteil CO2-Steuer). In der Anlage V der Einkommensteuererklärung tragen Sie ein:
- Zeile 47: Sonstige Werbungskosten (Hausmeister, Versicherungen)
- Zeile 33-34: Schuldzinsen aus Finanzierung
- Zeile 49: CO2-Vermieteranteil
Mietpreis-Fuchs bereitet die Anlage V automatisch vor und exportiert alle relevanten Zahlen direkt für Ihren Steuerberater oder für DATEV.
Mietpreis-Fuchs automatisiert die NK-Abrechnung
Unsere Software übernimmt die komplette Nebenkostenabrechnung für Sie:
- ✅ Automatische Berechnung aller 17 Kostenarten nach BetrKV
- ✅ CO2-Steuer-Aufteilung nach 10-Stufen-Modell
- ✅ Beliebige Verteilerschlüssel pro Kostenart
- ✅ Erinnerung an die 12-Monats-Frist
- ✅ Rechtssicherer PDF-Export mit Wirtschaftlichkeitsgebot
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Zusammenfassung
Die Nebenkostenabrechnung 2026 folgt klaren Regeln:
- Nur die 17 BetrKV-Kostenarten sind umlagefähig
- Die 12-Monats-Frist (§556 BGB) ist unbedingt einzuhalten
- CO2-Steuer muss nach 10-Stufen-Modell aufgeteilt werden
- Verteilerschlüssel müssen im Mietvertrag vereinbart sein
- Verwaltungskosten und Reparaturen sind nicht umlagefähig
Mit der richtigen Software erstellen Sie die Abrechnung in 10 Minuten statt 2 Stunden – und vermeiden teure Fehler.
Tipp für Vermieter: Wenn Sie neben der Nebenkostenabrechnung auch eine Mieterhöhung Vorlage benötigen, finden Sie bei uns ein kostenloses Muster nach §558 BGB.